Mesurer ce qu'une tâche coûte vraiment avant d'automatiser quoi que ce soit

En la chronométrant sur une semaine réelle plutôt qu'en l'estimant de mémoire. On compte le temps passé, le nombre de reprises et le nombre d'interruptions, puis on multiplie par le taux horaire chargé de la personne qui la fait. Une tâche mérite d'être automatisée quand ce coût mensuel dépasse nettement le coût de l'automatisation amorti sur un an. En dessous, le projet coûte plus qu'il ne rapporte, et il vaut mieux le savoir avant de le lancer.

Presque tous les projets d'automatisation que je reprends ont démarré de la même façon : quelqu'un a trouvé qu'une tâche prenait trop de temps, et on s'est mis à construire. Personne n'a mesuré combien de temps, exactement. Six mois plus tard, la question « est-ce que ça a servi ? » n'a pas de réponse, parce qu'il n'y avait pas de point de départ.

La mesure prend une demi-journée. Elle n'est pas compliquée, elle est seulement ennuyeuse, ce qui est la vraie raison pour laquelle elle est sautée.

Ce qu'on compte, et ce qu'on ne compte pas

On suit une seule tâche, du moment où elle arrive jusqu'au moment où elle est finie, sur une semaine ordinaire. Pas une semaine de bouclage, pas une semaine de vacances. On note trois choses.

• Le temps de manipulation : les minutes réellement passées dessus, pas la durée entre le début et la fin.
• Les reprises : combien de fois le dossier est rouvert parce qu'il manquait quelque chose.
• Les interruptions : combien de fois la personne s'arrête pour aller chercher une information ailleurs.

Les deux dernières comptent souvent plus que la première. Une tâche de quatre minutes reprise six fois coûte davantage qu'une tâche de vingt minutes faite d'un trait, parce que chaque reprise oblige à recharger le contexte en tête.

Le calcul

Le temps hebdomadaire se convertit en francs avec le taux horaire chargé de la personne qui fait le travail, charges sociales comprises, pas son salaire brut divisé par les heures. Ce montant se compare ensuite au coût de l'automatisation, amorti sur douze mois, maintenance incluse.

Ces chiffres sont une illustration, pas un résultat. Les vôtres seront différents, et c'est précisément pour cela qu'il faut les mesurer plutôt que reprendre ceux d'un article.

Quand la réponse est non

Une mesure honnête produit régulièrement un non. Une tâche pénible n'est pas forcément une tâche coûteuse : elle peut agacer tout le monde et ne représenter qu'une heure par mois. À l'inverse, une tâche que personne ne remarque peut engloutir une journée par semaine parce qu'elle est diluée en petits bouts.

Le premier service que rend une mesure, c'est d'éviter un projet. Le second, c'est de pouvoir prouver que le deuxième en valait la peine.

Remesurer, sinon rien

La mesure d'après compte autant que celle d'avant. Un mois après la mise en service, on refait exactement le même relevé, sur la même tâche, avec la même méthode. Si le chiffre n'a pas bougé, le projet a échoué, quelle que soit l'élégance de ce qui a été construit. Le savoir permet de corriger ; ne pas le savoir permet seulement de continuer à payer.